Quelques jours après l'envoi de la candidature, il est toujours bien vu de relancer le destinataire par téléphone pour demander où en est le traitement du dossier. Cela prouve la motivation du candidat et le démarque quelque peu par rapport aux autres.

Si au téléphone, le visuel n'entre pas en compte comme moyen d'expression, la voix donne toutefois une image très précise de la personne. C'est pourquoi, il est toujours utilise de travailler son élocution. S'entraîner avec un magnétophone est le meilleur moyen de corriger sa voix et sa façon de parler. Une oreille extérieure est la bienvenue afin d'analyser, avec du recul, les défauts d'expression.

Les règles primordiales pour un bon contact téléphonique sont :

• Parler lentement, bien en face du téléphone. Le mieux est d'adapter le débit à celui de l'interlocuteur.
• Ne pas cacher le téléphone avec la main, ne pas le coincer avec l'épaule : cela rend l'audition difficile
• Parler avec un timbre de voix normal : ni trop haut, ni trop bas. Si le téléphone modifie parfois les voix, il ne change pas leur volume. Il faut donc trouver un ton dynamique et cordial.
• Parler d'une voix ferme et assurée, sans agressivité. L'intonation peut modifier le sens d'une phrase.
• Varier le vocabulaire en évitant les tics de langage.
• Organiser le cadre de travail : il faut s'isoler pour un minimum de concentration, dans une pièce au calme.
• Le fait d'être habillé comme en situation de travail, crée un contexte de prise de confiance et de professionnalisme qui s'entendra forcément au ton de la voix.
• De même, la position du corps influe sur l'intonation. Il faut toujours adopter une position "offensive" : légèrement penché vers l'avant, le combiné dans la main gauche pour les droitiers afin de faciliter la prise de notes, rien dans la bouche (cigarette, chewing-gum, nourriture…).
• Combattre le trac en respirant par le ventre et en se concentrant avant de passer l'appel par exemple. Chacun sa technique pour déstresser !
• Formuler par écrit, mot à mot, la première page. Elle servira pour démarrer les premiers entretiens. Il y a le choix entre deux types de formulations :
  - Se faire "force de proposition" auprès de l'entreprise par rapport à son actualité.
  - Demander conseil à un professionnel pour faire le point sur la recherche d'emploi ou de stage.

Rien ne vaut l'entraînement, la mise en situation : les réponses aux objections doivent devenir un véritable automatisme. Il faut être audacieux sans jamais mentir ni être insolent. Il est indispensable de préparer son argumentaire, de personnaliser le message en fonction de l'entreprise contactée et surtout d'être concis ! Le bilan des compétences permet de dégager les points forts à mettre en évidence. Le parcours et les objectifs doivent être racontés en quelques phrases courtes et dans un vocabulaire simple.

Il ne faut pas perdre de vue que l'interlocuteur a beaucoup de travail et que passer le barrage de la secrétaire est souvent très difficile. Il n'y a pas de règle pour trouver le moment propice pour joindre un recruteur. La souplesse et la disponibilité du candidat doivent être ses maîtres-mots. Ne jamais oublier que la secrétaire peut devenir une alliée : l'interroger de façon valorisante et surtout… Etre déterminé, n'empêche pas d'être courtois !

Exemples de phrases clés : "J'ai envoyé un dossier à Monsieur Y la semaine dernière et j'aimerais avoir son avis sur la question". OU "Bonjour. Jean Dupont. Je souhaiterais parler à Monsieur Y. J'appelle de la part de Madame Z."

Si la personne est trop occupée pour recevoir la communication, proposer de rappeler en insistant pour prendre un rendez-vous téléphonique : Quel jour ? A quel moment (matin ou après-midi) ? A quelle heure ?

Une fois la communication établie, les règles sont les mêmes que celles de l'entretien : Savoir écouter, garder son calme, recentrer le débat, être précis dans son propos, éviter de donner une image négative…

Ce qu'il faut avoir sous les yeux avant de téléphoner :

• La liste des personnes à contacter (nom de l'interlocuteur, son service, sa fonction, son téléphone…)
• La fiche sur l'entreprise
• Le CV et la lettre de motivation envoyée ou tout autre courrier échangé avec l'entreprise (e-mail…)
• Du papier et un crayon afin de prendre des notes, des coordonnées…
• Un agenda y noter un rendez-vous téléphonique ou un entretien en tête-à-tête.

Par Angélique Tréli